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Le Conseil d’administration a adopté le 9 juillet 2009 un nouveau Règlement Intérieur. Ce règlement intérieur complète les statuts qui ont été modifiés lors de l’AGE du 10 juin 2009. REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION FRANCAISE DES CORRESPONDANTS A LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (AFCDP) Composé de 18 (dix-huit) articles Le 9 juillet 2009 SOMMAIRE
1. Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de « l’Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel » (AFCDP), désignée par « l’Association ». 2. Le présent règlement intérieur peut être consulté par l’ensemble des membres de l’Association ainsi que par chaque nouvel adhérent sur le site Internet : www.afcdp.net 3. Le présent règlement intérieur est communiqué à tout membre ou candidat à l’adhésion qui en fait la demande à l’un des membres du Conseil d’administration. 4. Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’Association. 5. Tout membre s’engage à respecter le règlement intérieur dès le moment de sa signature de sa demande d’adhésion, ainsi que les statuts. Il adhère par là même aux principes de l’AFCDP, dont les fondements essentiels sont les suivants :
- Article 2. Règlement intérieur 1. Le règlement intérieur est établi et approuvé par le Conseil d’administration statuant à la majorité des membres présents ou représentés. 2. Le règlement intérieur pourra être modifié à tout moment par le Conseil d’administration statuant à la majorité de ses membres présents ou représentés, sans avoir à être approuvé par l’Assemblée Générale des membres de l’Association. 3. Toute modification du règlement intérieur sera portée à la connaissance des membres de l’Association. 4. Le règlement intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne et aux activités de l’Association. 5. En tout état de cause, le règlement intérieur ne pourra pas contenir de dispositions contraires aux statuts. 6. L’adhésion à l’AFCDP emporte de plein droit l’engagement de se conformer au règlement intérieur. - Article 3. Fiche d’identité de l’AFCDP 1. L’AFCDP est une Association loi 1901 créée le 10 septembre 2004 qui a été déclarée à la Sous-préfecture de Grasse sous le N° 20040040 2. L’AFCDP possède les références SIREN 503 314 353 et SIRET (établissement secondaire) 503 314 353 00023 3. Le site Web de l’AFCDP est accessible aux adresses www.afcdp.net ou ww.afcdp.org. 4. Fondateurs, Bureau, composition du Conseil d’administration : se reporter aux statuts et au site Web (rubrique « Organisation »). 5. Adresse postale privilégiée pour les demandes d’adhésion et les règlements : AFCDP - 1, rue de Stockholm 75008 PARIS - Article 4. Membres Article 4.1. Adhésion 1. Toute personne physique et toute personne morale (société, collectivité, établissement public, etc.) peut adhérer à tout moment de l’année. L’Adhésion correspond à l’année calendaire (exercice social de l’Association). 2. Le Conseil d’administration peut prendre chaque année une disposition selon laquelle les adhésions à partir du 1er octobre de l’année en cours s’étendent jusqu’au 31 décembre de l’année suivante. En conséquence, les nouveaux membres qui bénéficient de cette facilité ne reçoivent pas d’appel à cotisation pour l’année suivante. 3. Il existe deux catégories de membres : a) Personne physique, b) Personne morale. Les candidats doivent sélectionner la catégorie qui leur correspond. Les adhésions Personne morale donnent droit à quatre représentants (individus) au total. 4. Cotisation de soutien : sur demande motivée adressée au Président, tout membre Personne Physique et tout candidat à l’adhésion à l’Association en qualité de membre Personne Physique peut demander à bénéficier d’une cotisation dite « de soutien », dont le montant est fixé par le Conseil d’administration. La décision d’attribuer cette cotisation de soutien est discrétionnaire et appartient au Président. Elle intervient toutefois après que le Conseil d’administration se soit prononcé sur l’adhésion du candidat. Cette facilité est remise en cause chaque année. 5. Autant que faire se peut, les candidats à l’adhésion sont invités à privilégier les adhésions en tant que Personne morale. Les membres du Conseil d’administration se tiennent à leur disposition pour les aider dans cette démarche. 6. Il n’est pas fixé de limite au nombre de membres. 7. Le Conseil d’administration a toute latitude pour concéder – dans un cadre formalisé – des conditions d’adhésion spécifiques à des tiers, par exemple dans le cadre de partenariat avec d’autres associations. Article 4.2. Modalités d’adhésion 1. La demande d’adhésion s’effectue en remplissant le bulletin de demande d’adhésion (librement accessible sur le site www.afcdp.net) et en le renvoyant dûment complété et accompagné du règlement par chèque à l’ordre de l’AFCDP à l’adresse indiquée sur le bulletin. 2. La demande d’adhésion est transmise au Conseil d’administration (les candidats peuvent être contactés par l’un de ses membres), qui statue par décision non motivée. 3. La décision d’agrément est notifiée à l’adhérent par l’envoi d’une lettre d’accueil papier ou électronique. Les modalités de consultation de la partie du site Internet réservée aux membres sont transmises au nouvel adhérent (aux quatre représentants pour les Personnes morales). Le nouvel adhérent est ajouté à la liste de diffusion de la Lettre d’informations de l’AFCDP. 4. L’adhésion ne devient effective qu’après encaissement du montant de la cotisation.
1. Les informations recueillies sont nécessaires pour le traitement des demandes d’adhésion et la bonne gestion de l’Association. Elles sont destinées uniquement aux membres du Conseil d’Administration et éventuellement aux Chargés de mission et ne sont pas cédées ou transmises à des tiers. Elles font l’objet d’un traitement informatique. En application de la loi du 6 janvier 1978, chaque membre bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, le membre s’adresse au Secrétariat général de l’Association (secretaire-generale afcdp.net). 2. Les membres informeront le Trésorier ou le Secrétaire général de toute modification concernant les informations qu’ils ont communiquées sur le bulletin de demande d’adhésion (adresse postale, adresse électronique, contact téléphonique, etc.) 3. Les données à caractère personnel nécessaires à l’établissement des droits des membres de l’association, ne sont pas conservées après la démission ou la radiation, sauf accord exprès de l’intéressé.
1. Le montant des cotisations est fixé chaque année par le Conseil d’Administration. IL est indiqué sur le site Web de l’Association (rubrique « Comment adhérer ? ») et sur le bulletin de demande d’adhésion. 2. En début d’année, le bureau (ou le Trésorier) adresse à chaque adhérent un courrier papier ou électronique précisant le montant de la cotisation annuelle. Ce message constitue l’appel de cotisation et la facture. Ce document comporte le numéro d’adhérent que le membre doit rappeler dans son règlement (chèque ou virement). 3. Si besoin, les membres doivent prendre soin d’indiquer les informations spécifiques qu’ils souhaitent voir figurer sur ce document, pour faciliter le recouvrement de la cotisation. 4. L’appel de cotisation est l’occasion pour chaque membre de valider à nouveau les caractéristiques de son adhésion. 5. Les cotisations constituant la seule ressource de l’Association, il est demandé aux membres Personnes physiques de considérer l’adhésion de leur entité en tant que Personne morale, notamment pour les CIL désignés (l’adhésion à l’AFCDP participant des moyens que le Responsable de traitements doit mettre à la disposition du Correspondant). Les membres du Conseil d’administration se tiennent à la disposition des adhérents dans ce cas pour les aider dans cette démarche. 6. Le règlement de la cotisation annuelle s’effectue en adressant de préférence un chèque à l’ordre de l’AFCDP à l’adresse indiquée sur l’appel de cotisation. 7. Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, de décès ou d’exclusion d’un membre. 8. Toute personne en difficulté de paiement ou souhaitant bénéficier de la cotisation de soutien adresse une demande motivée au Président. Celui-ci décide de donner suite à la demande, et notamment d’un éventuel délai ou d’une solution transitoire.
1. Le membre démissionnaire doit faire part de sa décision au Président de l’Association, par écrit, qui en accusera réception. 2. Une démission en cours d’année ne dispense pas de la cotisation de l’année en cours.
1. L’Association comprend quatre collèges :
2. Le collège « Correspondant » regroupe toute personne physique désignée comme correspondant à la protection des données à caractère personnel (ou CIL) auprès de l’autorité de contrôle ou assurant des fonctions équivalentes ainsi que toute personne morale, publique ou privée, ayant désignée ou susceptible de désigner un correspondant à la protection des données à caractère personnel ou une personne physique assurant des fonctions équivalentes. 3. Le collège « Partenaires et Conseils » regroupe toute personne physique ou morale susceptible soit d’aider à la création de la fonction de correspondant interne à la protection des données à caractère personnel, soit d’assurer cette fonction au bénéfice de la personne physique ou morale qui l’aura désignée, soit de proposer des services, prestations ou outils utiles aux Correspondants Informatique et Libertés. 4. Le collège « Institutions et Associations » regroupe toute association, fédération, fondation et institution de toute nature susceptible de participer à la réalisation de l’objet de l’Association. 5. Le collège « Universitaires et Personnalités » regroupe toute personnalité intervenant dans le domaine de la protection des données à caractère personnel et susceptible de participer à la réalisation de l’objet de l’Association. Il comprend notamment les universitaires, les étudiants, les chercheurs et les experts. 6. Il appartient au membre de signaler par écrit au Secrétaire Général ou à un autre membre du bureau toute modification pouvant modifier cette appartenance. - Article 9. Conseil d’administration 1. Le Président et les membres du Bureau sont élus à bulletin secret par le Conseil d’administration. Les candidats à la Présidence et au bureau candidatent par écrit auprès du Secrétaire générale avant la tenue du Conseil d’administration ou par oral pendant le Conseil d’administration. 2. Un procès-verbal est établi après chacune des délibérations du Conseil d’administration. Ce procès-verbal contient au moins les énonciations suivantes :
3. Le procès-verbal est signé par les Président et Secrétaire Général. 4. La demande de copie ou d’extraits d’un procès-verbal doit être formulée par écrit auprès du Président ou du Secrétaire Général. 5. Les procès-verbaux du Conseil d’administration sont délivrés par le Président ou le Secrétaire Général. 6. Les procès-verbaux du Conseil d’administration sont conservés sous forme de feuilles mobiles numérotées dans le registre spécial des délibérations au siège de l’Association. Article 10. Assemblée générale Article 10.1. Candidature 1. Les candidats au poste d’administrateurs devront en informer le Président ou le Secrétaire Général par écrit au moins quinze (15) jours avant la date de l’Assemblée. 2. Les candidats au poste d’administrateurs joindront une profession de foi synthétique destinée à être portée à la connaissance des membres de l’association. 3. Les candidatures seront présentées par ordre alphabétique, à partir d’une lettre tirée au hasard. 4. Pour être membre du Conseil d’Administration, il faut être membre de l’Association, être à jour de ses cotisations, avoir ou avoir eu une activité réelle et reconnue dans le domaine de la protection des données à caractère personnel, s’engager à prendre part activement aux travaux du Conseil d’administration. Article 10.2. Participation aux votes 1. Chaque membre de l’Association dispose d’une voix, à l’exclusion des membres honoraires qui ne peuvent prendre part aux votes. 2. Pour avoir le droit de participer au vote, le membre doit être à jour de ses cotisations. 3. Les membres personnes morale peuvent être représentés aux assemblées par la totalité des quatre représentants auxquels ils ont droit. Ces représentants doivent avoir été dûment signalés à l’Association (celle-ci a connaissance de leurs coordonnées dans son fichier des membres). Toutefois, les membres personnes morales ne disposant que d’une voix – à l’instar des autres membres – leurs représentants veilleront à faciliter le processus de vote en désignant parmi eux un votant (aussi bien pour les votes à bulletin secret que pour les votes à main levée). 4. Afin de se faire représenter en cas d’absence ou d’empêchement, chaque membre électeur peut se faire représenter par un autre membre, qui devra également être à jour de ses cotisations, en lui remettant un mandat signé et rédigé dans la forme. 5. Le nombre maximal de mandats dont peut bénéficier un membre est de dix (10 %) pour cent des membres électeurs. Ces mandats doivent être signés et rédigés dans la forme. Article 10.3. Modalités des votes 1. Au choix du Président de l’assemblée, le vote s’effectue à mains levée ou par bulletin secret déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance. 2. Les consignes de vote rappellent si besoin les modalités spécifiques du scrutin. Article 10.4. Délibérations en Assemblée générale 1. Un procès-verbal est établi après chacune des délibérations de l’Assemblée Générale des membres.
2. Ce procès-verbal contient au moins les énonciations suivantes :
1. Le Président propose au Conseil d’administration de désigner des chargés de mission régionaux (bénévoles) parmi les membres de l’Association.
2. Le Président présente son ou ses candidats au Conseil d’administration. Il peut également proposer au Conseil d’administration d’organiser un « appel à candidatures » pour pourvoir les postes vacants.
3. Le rôle des Chargés de Mission régionaux est de :
1. L’AFCDP mène certaines de ses réflexions au sein de groupes de travail. La création de ceux-ci peut se faire sous l’impulsion d’un membre ou du Conseil d’administration, et est soumise à la décision du Conseil d’administration.
2. Chaque création doit faire l’objet d’un projet présenté au Bureau. Une fiche projet a été conçue à cet effet.
3. Si le projet est agréé par le bureau, la création du nouveau groupe de travail est annoncée aux membres (lettre d’informations, site Web), son intitulé et ses grands objectifs indiqués.
4. Chaque groupe de travail est animé par un Animateur (ou un binôme d’animateurs). Un membre du Conseil d’administration épaule ce dernier (« référent »).
5. L’animateur organise et gère les réunions et travaux du groupe, dans le cadre du projet agréé par le Conseil d’administration.
6. L’animateur tient à jour la rubrique du site Web qui correspond à son groupe (annonce de la prochaine réunion, compte-rendu des réunions précédentes, etc.)
7. L’animateur tient informé son référent Administrateur (à défaut tout autre administrateur) de l’avancée des travaux et des éventuelles difficultés rencontrées.
8. L’animateur veille au respect des statuts et du présent règlement intérieur au sein du groupe.
9. L’animateur est libre d’accepter lors des réunions des personnes qui ne sont pas membres de l’AFCDP, notamment pour les auditionner ou pour les inciter à rejoindre l’Association. Cependant, la participation suivie et régulière aux groupes de travail ne peut s’envisager qu’en qualité de membre.
10. Chaque groupe de travail a pour objectifs principaux :
1. L’AFCDP organise à Paris et en Régions des rencontres. Celles-ci prennent le plus souvent la forme de repas informels, mais elles peuvent également consister en une réunion tenue en dehors du cadre des Groupes de travail (exemple : Petit-déjeuner thématique). 2. Le Conseil d’administration appelle de ses vœux, encourage et soutien ce type d’évènements (annonce sur le site Web et dans la lettre d’informations, présence d’administrateurs, prosélytisme auprès de personnes non-membres). 3. Toutefois ces rencontres et réunions doivent respecter un formalisme minimum : a. Une liste des personnes présentes est établie et transmise au Chargé de mission auprès du Président ; b. Un compte-rendu succinct est adressé au Chargé de mission auprès du Président. 4. Les personnes non-membres de l’AFCDP peuvent participer une fois à ce type de réunion ou rencontre, afin de mieux apprécier l’intérêt de rejoindre l’Association et de recueillir auprès des membres leurs sentiment et témoignages. 5. Le présent règlement intérieur et le code d’éthique de l’Association s’appliquent aux membres à l’occasion de ces rencontres AFCDP. Il appartient aux membres qui participent à ces rencontres d’inviter les personnes non-membres et conviées à y participer à suivre également ce code. 6. Si la région est dotée d’un Chargé de mission régional, il appartient à ce dernier de s’assurer du respect de ce léger formalisme. - Article 14. Relations extérieures 1. Les relations de l’AFCDP avec les entités tierces sont gérées par le Président, qui propose en Conseil d’administration d’éventuelles modalités particulières de gestion de ces relations. 2. Certaines modalités particulières peuvent être portées par le Conseil d’administration à la connaissance des membres pour éviter toute interférence, notamment dans le cas des relations officielles entre l’Association et la CNIL. 3. Les animateurs des groupes de travail souhaitant prendre contact avec la CNIL dans le cadre des travaux menés par leur commission doivent s’en entretenir au préalable avec le Président. - Article 15. Code d’éthique de l’AFCDP 1. Chaque membre de l’Association se doit d’avoir un comportement courtois vis-à-vis des autres membres de l’association. 2. Chaque membre de l’Association se doit de n’utiliser en aucun cas l’annuaire des membres dont il aurait éventuellement connaissance à des fins commerciales. 3. Chaque membre de l’Association se doit de soumettre au Conseil d’administration toute observation sur ce qu’il lui semblerait poser problème, tant sur le fonctionnement de l’association que sur la nature des travaux qui sont réalisés. 4. Chaque membre de l’Association se doit dans ses actions, discours et actes, de ne pas porter préjudice à l’AFCDP, que se soit au sein de l’Association ou à l’extérieur, et que cela concerne la structure, le mode de fonctionnement ou la qualité des productions de l’AFCDP. 5. Chaque membre de l’Association se doit de ne pas faire œuvre de démarchage commercial actif au sein de l’AFCDP. 6. Chaque membre de l’Association se doit de ne pas faire usage du logo de l’AFCDP de façon ostentatoire (seuls les membres personne morale peuvent faire apparaître le logo AFCDP sur leurs brochures ou site Web). 7. Tout membre de l’association s’engage à respecter la confidentialité des informations échangées, tant dans le cadre des assemblées générales que du Conseil d’administration, et plus généralement lors de toute réunion, et à ne pas mettre à la disposition d’un tiers, par quelque moyen que ce soit, le contenu de ces informations. 8. Chaque membre de l’Association se doit de respecter un devoir de prudence dans ses relations avec la presse, le Président étant devant la loi le responsable principal. 9. Chaque membre de l’Association se doit de renforcer dans ses contacts extérieurs l’image de marque de l’AFCDP. 10. Les membres peuvent se prévaloir de leur titre de membre de l’AFCDP. Toutefois, cette autorisation ne saurait être interprétée comme permettant à un des ses membres d’engager l’association. - Article 16. Exclusion Article 16.1. Motifs d’exclusion 1. Les motifs d’exclusion d’ordre administratif peuvent être notamment : a. Le non-paiement de la cotisation dans un délai de 3 (trois) mois après relance b. Tout fait de nature à nuire gravement au bon fonctionnement de l’Association 2. Les motifs d’exclusion d’ordre moral peuvent être notamment : a. Le manquement aux règles d’éthique de l’Association b. Le manquement à l’esprit de l’Association c. Le manquement à la neutralité dans le cadre des actions de l’Association d. Le manquement à la règle d’interdiction de démarche commerciale active au sein de l’association e. Le manquement au présent règlement intérieur. Article 16.2. Procédure d’exclusion 1. La demande d’exclusion d’un membre ne peut être faite que par un autre membre de l’Association, au Conseil d’administration qui doit statuer dans un délai de 3 (trois) mois. 2. L’exclusion est prononcée pour motif grave (notamment pour manquement au but de l’Association ou au non-respect du présent règlement intérieur) par le Conseil d’administration à la majorité des voix des membres présents ou représentés, l’intéressé ayant au préalable été invité à faire valoir ses moyens de défense. 3. Le membre est convoqué par lettre recommandée avec accusé de réception quinze (15) jours avant la réunion. Cette lettre comporte les motifs de l’exclusion et l’invite à faire valoir ses moyens de défense. 4. Le membre peut se faire assister d’une personne de son choix, membre de l’Association. 5. Le Conseil d’administration, après avoir invité le membre intéressé à s’expliquer lors de sa prochaine réunion, décidera : a. Soit d’écarter la demande d’exclusion b. Soit de prononcer l’exclusion définitive ou temporaire. 6. La décision de radiation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le Bureau reçoit mandat par le présent acte de veiller au respect des statuts et du règlement intérieur. Article 18. Modification du règlement intérieur 1. Le règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’administration sur proposition du Président ou de deux administrateurs. 2. Chaque membre de l’Association est informé par courrier électronique de l’adoption d’un nouveau règlement intérieur sous un délai d’un mois suivant la date de modification. 3. Le nouveau règlement intérieur est consultable sur le site Internet de l’association sous un délai d’un mois suivant la date de modification. Fait à Paris, le 9 juillet 2009 |
Agenda
31 mai 2012
Repas "Informatique et Libertés" à Lille
5 juin 2012
Rencontre Informatique et Libertés à Vannes
22 juin 2012
Conférence-Débat "Conformité Informatique et Libertés des données Prospects et Clients"
22 juin 2012
Assemblée Générale de l’AFCDP
A retenir
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